Evenement organiseren, vergunning of melding

Wilt u een sportwedstrijd, evenement, popconcert of markt organiseren? Dan heeft u over het algemeen een evenementenvergunning nodig. De gemeente kan onder specifieke voorwaarden een vergunning verlenen. U kunt als particulier, bedrijf, stichting of vereniging een aanvraag voor een evenementenvergunning indienen. Hiervoor maakt u, ook als organisatie, gebruik van uw persoonlijke DigiD-code.

Organiseert u een klein evenement?

Soms is alleen een melding genoeg. Dat kan als uw evenement aan de volgende regels voldoet:

Het aantal toeschouwers en deelnemers bedraagt niet meer dan 500 personen.
Het evenement vindt tussen 09.00 uur en 23.00 uur plaats.
Er wordt geen versterkte muziek ten gehore gebracht.
Het evenement vindt niet plaatsvinden op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats. Het evenement vormt ook anderszins geen belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten.
Er worden slechts kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m² per object.
Er is een organisator.
Het evenement brengt geen hoog risico voor de openbare orde, publiek of deelnemers met zich mee.
U doet uiterlijk vier weken voor het evenement een melding (u doet een melding door een aanvraag te doen).

Voorwaarden van de gemeente

Aanvraag

Een aanvraag voor een evenementenvergunning dient compleet bij gemeente Terschelling ingediend te worden via het aanvraagformulier. Het is uw eigen afweging en verantwoordelijkheid om het evenement te organiseren. Een melding gaat via hetzelfde aanvraagformulier.

Omgevingsvergunning nodig? Dan eerst naar de Provincie

Voor evenementen die inclusief op- en afbouw langer dan een dag op dezelfde plek plaatsvinden (24 uur), is ook een omgevingsvergunning strijdig gebruik nodig. Houdt er hierbij rekening mee dat hiervoor eerst toestemming nodig is vanuit de Provincie in het kader van de Wet Natuurbescherming als uw evenement plaatsvindt in Natura2000gebied. Indien nodig kan de behandelingstermijn voor een vergunning van de Provincie kan enkele maanden in beslag nemen. Soms is er ook nog een extra ontheffing voor het stiltegebied nodig. De behandelingstermijn voor een omgevingsvergunning bij gemeente Terschelling duurt ongeveer 8 weken (plus eventueel 6 weken verlengtermijn). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de afdeling vergunningverlening.

Nieuwe evenementen

In verband met de beperkte inzet van de politie, dient er eerst overleg plaats te vinden tussen de organisator en de gemeente of het evenement nog aan de kalender kan worden toegevoegd, als deze er nog niet op staat. Vanwege de vele aanvragen is het niet mogelijk om zomaar extra capaciteit in te zetten. Organisatoren kunnen verantwoordelijk worden gesteld voor de beveiliging rondom het terrein.

Vragen?

Heeft u vragen? Neem dan contact op met de afdeling vergunningverlening via 0562-446244.

Het indieningstermijn

De aanvraag, voor een evenement waar minder dan 2.000 bezoekers per dag worden verwacht dient ten minste drie maanden voorafgaand aan een evenement te zijn ontvangen en compleet te zijn. Is dat niet het geval, kan de burgemeester besluiten deze niet in behandeling te nemen. Er moet dus drie maanden voorafgaand aan de datum van het evenement een complete aanvraag liggen.

Als een aanvraag, voor een evenement waar meer dan 2.000 bezoekers per dag worden verwacht niet ten minste vijf maanden voorafgaand aan een evenement is ontvangen en compleet is, kan worden besloten, deze niet in behandeling te nemen. Er moet dus vijf maanden voorafgaand aan de datum van het evenement een complete aanvraag liggen.

Voor nieuwe evenementen, waar meer dan 2.000 bezoekers per dag worden verwacht, dient tenminste zes maanden voorafgaand aan het evenement, een complete aanvraag te zijn ingediend. Als een aanvraag voor deze datum niet is ontvangen en compleet is, kan worden besloten, deze niet in behandeling worden genomen.

Er wordt naar gestreefd om de vergunning vier weken voorafgaand aan het evenement te verlenen.

Hoe werkt het indieningstermijn?

Gemeente Terschelling beoordeelt aan de hand van uw aanvraag of u een vergunning nodig heeft of dat u kunt volstaan met het doen van een melding.
Als uw aanvraag voor de evenementenvergunning akkoord is, krijgt u de vergunning toegezonden met de eisen waaraan het evenement moet voldoen en eventueel een factuur.
Voor het digitaal aanvragen van een evenementenvergunning moet u gebruik maken van DigiD. De gemeente maakt voor bedrijven nog geen gebruik van E-herkenning. Voorlopig kunnen ondernemers gebruik maken hun persoonlijke DigiD-code. Hiermee kan de gemeente controleren of de gebruiker van de DigiD-code tekeningsbevoegd is voor de onderneming die de vergunning aanvraagt.
Nb. Als u tijdens het evenement een kansspel / loterij wilt organiseren dan moet u ook een aanvraag voor een loterijvergunning indienen.

Meer weten over het aanvragen van een evenementenvergunning? Je leest het hier.

Direct regelen

Vraag direct digitaal een evenementenvergunning aan of doe een melding via onderstaande knop:

Aanvragen/melding doen

U kunt ook een evenementenvergunning aanvragen of een melding doen met een formulier. Deze dient u in te leveren of op te sturen naar de gemeente.

Open formulier

Kosten

De leges voor een evenementenvergunning bedragen €18,16. Aan een melding zijn geen kosten verbonden.

Waarom kan mijn vergunning worden geweigerd?

De gemeente beoordeelt of u de vergunning krijgt. Om de volgende redenen kan de vergunning worden geweigerd:

in het belang van de openbare orde;
in het belang van de openbare veiligheid;
in het belang van de volksgezondheid;
in het belang van de bescherming van het milieu.

Benodigde voorzieningen

Het is van belang om voor volgende benodigde voorzieningen tijdig te overleggen met het team Publiek of met de politie:

dranghekken;
brandveiligheidsaspecten;
calamiteitenplan;
wegafsluitingen en/of;
gemotoriseerde begeleiding,

U kunt team Publiek bereiken op 0562-446244. De politie kunt u bereiken op 0900-8844.

Medewerking van de EHBO

Voor medewerking van de EHBO Terschelling kunt u contact opnemen via evenementen@ehboterschelling.nl

Regeling voor plastic wegwerpbekers- en bakjes

Er gelden regels voor het gebruik van wegwerpbekers- en bakjes die plastic bevatten, op evenementen. Deze regels zijn belangrijk voor organisatoren van evenementen. Deze regeling heet ook wel regeling kunststofproducten.

Welke regels voor uw evenement gelden, hangt af van het soort evenement dat u organiseert. Er zijn twee soorten evenementen: open evenementen en gesloten evenementen.

De regels voor open evenementen gelden sinds 1 juli 2023.
De regels voor gesloten evenementen gelden sinds 1 januari 2024.

Wilt u weten of uw evenement open of gesloten is? En aan welke regels u als organisator zich moet houden? Kijk dan in de factsheet 'Wegwerpbekers en -bakjes'.

Open factsheet

Meer informatie

Voor meer informatie kunt u de volgende websites raadplegen:

Evenementenverzekering

Organiseert u een evenement op Terschelling? Dan wilt u natuurlijk dat alles goed verloopt. Maar wat als er toch iets misgaat? Om organisatoren te ontzorgen, biedt gemeente Terschelling nu naast de vrijwilligersverzekering ook een Evenementenverzekering aan.

Deze collectieve verzekering is bedoeld voor evenementen met een maatschappelijk karakter en maximaal 2.500 bezoekers per dag. Denk aan een dorpsfeest, sportdag of intocht. De verzekering biedt, uiteraard onder voorwaarden, dekking voor:

Aansprakelijkheid
Materiaal van derden
Ongevallen van medewerkers en vrijwilligers

Let op: dit is een secundaire verzekering. Dat betekent dat andere (eigen) verzekeringen altijd voorrang hebben. Neem daarom altijd eerst contact op met uw eigen assurantieadviseur om af te stemmen of deze collectieve verzekering de juiste keus voor jullie is! Heb je daarna nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met de gemeente.

Bekijk de voorwaarden en veelgestelde vragen in onderstaande bestanden: