Medewerker secretariële administratieve ondersteuning | 20-24 uur per week

Binnen gemeente Terschelling starten we met een nieuw team door het oprichten van een Team Administratieve Ondersteuning. In dit team bundelen we verschillende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden om de gemeente beter te ondersteunen, minder kwetsbaar te maken en meer continuïteit te bieden. Jij kunt hier vanaf het begin onderdeel van uitmaken.

Wat houdt het werk in?

Geen dag is hetzelfde. Je ondersteunt de teamleiders en portefeuillehouders binnen gemeente Terschelling. Je werkt zelfstandig, maar bent tegelijkertijd een belangrijke schakel tussen het bestuur en de organisatie.

Samen met je collega's bouw je actief mee aan het verder ontwikkelen van het team administratieve ondersteuning. Omdat het om een experiment met een nieuwe team gaat, krijg je veel ruimte om mee te denken over werkprocessen, samenwerking en verbeteringen.

Je maakt deel uit van een nieuw team van vier medewerkers dat rechtstreeks onder de gemeentesecretaris valt. Samen ondersteunen jullie de hele organisatie en werken jullie nauw samen met alle teams binnen de gemeente. Kennis delen, samenwerken en elkaar helpen staan centraal.

Samen onderzoeken we welke vorm van secretariële en administratieve ondersteuning het beste aansluit bij de behoeften van de organisatie. Jouw ideeën en ervaringen zijn daarbij van grote waarde.

Concreet houd jij je bezig met:

• Het plannen, voorbereiden en ondersteunen van de wekelijkse portefeuillehoudersoverleggen (PHO);
• Het bewaken van acties, afspraken en termijnen;
• Het beheren van registraties, overzichten en administratieve processen;
• Het verwerken van post en ondersteunen bij factuurafhandeling;
• Het ondersteunen bij contractbeheer;
• Het administratief ondersteunen van meldingen, aanvragen en vergunningen;
• Het organiseren van bijeenkomsten en reserveringen;
• Het plaatsen van berichten op intranet en bijhouden van de website;
• Het ondersteunen van nieuwe collega's en bezoekers;
• Het beantwoorden van vragen over procedures, systemen en werkafspraken.

Wat jij meebrengt 

Wij zoeken een collega die:

• Beschikt over MBO+ werk- en denkniveau; 
• Ervaring heeft in een administratieve, secretariële of ondersteunende functie;
• Goed kan plannen en organiseren;
• Nauwkeurig en gestructureerd werkt;
• Gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden;
• Dienstverlenend en samenwerkingsgericht is;
• Digitaal vaardig is en snel nieuwe systemen leert kennen;
• Initiatief toont en kansen voor verbetering ziet;
• Een flexibele instelling heeft en goed prioriteiten kan stellen in een dynamische omgeving.

Wat jij ervoor terugkrijgt: 

• Een afwisselende functie met veel ruimte voor eigen initiatief in een prettige werkomgeving met korte lijnen en betrokken collega’s;
• De kans om mee te bouwen aan een nieuw team en de mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen;
• Een dienstverband van 20-24 uur per week, waarbij het aantal uren en werkdagen in onderling overleg worden vastgesteld; 
• Een salaris van maximaal € 4.065,- bruto per maand (schaal 7) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week;  
• Een vrij besteedbaar Individueel Keuze Budget van 17,05% bovenop je salaris. Je kunt dit laten uitbetalen of inzetten voor iets anders, waaronder extra verlof.

Enthousiast?

Wil jij meebouwen aan dit nieuwe team experiment? En wil je meewerken aan professionele administratieve ondersteuning voor de gehele gemeente? Wij maken graag kennis met je! Upload je cv en motivatiebrief en vertel ons waarom jij onze nieuwe collega bent.

Heb je vragen over deze functie? Bel dan naar 0562 446 244 en vraag naar Elma Groen 

Goed om te weten: op deze vacature kunnen interne en externe kandidaten reageren. Interne kandidaten - waaronder inwoners van Terschelling - hebben, als twee kandidaten even geschikt zijn, een streepje voor. Voor elke functie bij gemeente Terschelling is het noodzakelijk dat je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunt overleggen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. Doorplaatsen is niet toegestaan. Door te solliciteren ga je akkoord met de verwerking van jouw persoonsgegevens.